Mit dem sog. Wachstumschancengesetz wurde die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Die Einführung soll bereits ab dem 1.1.2025 in mehreren Etappen erfolgen, wobei u.a. zwischen der Möglichkeit zum Empfang und der Ausstellung der E-Rechnung differenziert wird. Auch wenn viele Details noch nicht final sind, geben wir Ihnen hier einen ersten Überblick (Stand: 23.8.2024). Bitte beachten Sie, dass Änderungen noch möglich sind:

Definition der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet, insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.

Hinweis: Bei PDF-Dateien sowie anderen nicht nach der o.g. Norm strukturierten Formaten wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx-Dateien” handelt es sich nicht um E-Rechnungen. Diese Formate eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung der Rechnung.

Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung

• Ab dem 1.1.2025 besteht die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland).

• Ab dem 1.1.2025 ist die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland).

• Ab dem 1.1.2027 besteht die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800.000 €.

• Ab 1.1.2028 besteht die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen.

Hinweis: Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise. Darüber hinaus werden Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze ebenfalls nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst.

Handlungsbedarf

Jeder Unternehmer muss ab dem 1.1.2025 – vor allem technisch – in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Denn für den Vorsteuerabzug ist grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erforderlich. Hierbei wird nicht differenziert, um welche Art oder Größe eines Unternehmens es sich handelt. So müssen z.B. auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (z.B. Vermieter einer Wohnung) und Land– und Forstwirte oder aber auch (gemeinnützige) Vereine ab dem 1.1.2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen.

Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Abweichend hiervon können die Beteiligten andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren, wie die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder per Download über ein Kundenportal. Die bloße Übergabe der Daten auf einem externen Speichermedium (z.B. USB-Stick) erfüllt die Anforderung an die Übermittlung in elektronischer Form dagegen nicht. Darüber hinaus sollte zeitnah mithilfe einer geeigneten Software-Lösung die notwendige digitale Archivierung der E-Rechnung sichergestellt werden (mehr zur Aufbewahrungspflicht siehe unten).

Hinweis: Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen gelten die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. So ist der strukturierte Teil einer E Rechnung so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und u.a. die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach derzeitigem Recht zehn Jahre.

Hinweis: Die hier dargestellten Grundsätze basieren auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums, welches derzeit als Entwurf vorliegt. Das finale Schreiben soll im 4. Quartal dieses Jahres veröffentlicht werden. Über eventuelle Änderungen werden wir Sie informieren.

Quelle: Entwurf eines BMF-Schreibens v. 13.6.2024 – III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007 sowie BayLfSt zur Einführung der E-Rechnung; NWB